SOBRE O PROCESSO DE AQUISIÇÕES E CONTRATAÇÕES

1. O que é o PGC?

Planejamento e Gerenciamento das Contratações instituído pelo Ministério do Planejamento para que todas as instituições federais informem seu Plano Anual de Contratações (PAC)

2. Tem algum prazo para fazer o PGC?

Sim. São três prazos totais sendo o primeiro para inclusão das demandas compreendido no período de janeiro a abril; o segundo no mês de setembro e o terceiro prazo no mês de novembro. Esses dois prazos finais são apenas para ajustes de demandas.

3. Quem elabora o PGC do campus?

 Todas as Unidades Organizacionais que demandam itens materiais (consumo e permanente); Serviços (continuados e não continuados) e Obras de Engenharia, mediante acesso ao sistema PGC com login e senhas fornecidos pelo homologador de senhas institucional.

4. O PGC é elaborado e executado no mesmo ano?

Não. A elaboração se dá no ano anterior ao da Execução.

5. Depois de concluído o PGC o que acontece?

O Departamento de Logística (DLOG) e a Coordenação de Planejamento (COPLAN) avaliam os itens aprovados e orientam as Equipes de Planejamento para iniciarem os processos de Aquisições.

6. O campus tem algum procedimento operacional padrão para o processo de aquisição de materiais e contratação de serviços que foram aprovados no PGC?

Sim. Os fluxogramas estão disponíveis no site do DLOG.

7. O que são grupos de Aquisições?

São itens congregados que possuem similaridades entre si e que podem ser incluídos num mesmo processo de aquisições.

8. Por que alguns itens do PGC são devolvidos?

Devido a inconsistências nas informações que carecem de correção pelo demandante.

9. O que aconteceu com os itens incluídos no PGC que não aparecem na planilha publicada no site?

Não foram considerados Aprovados.

SOBRE DO DOCUMENTO DE FORMALIZAÇÃO DA DEMANDA (DFD)

1. Do que se trata esse documento?

É o documento que inicia o processo de Aquisições, onde o demandante informa de modo amplo suas intenções na compra dos itens aprovados no PGC.

2. No campo OBJETO, o que devo incluir?

De forma mais genérica o que se pretende adquirir ou contratar.

3. O que representam o campo das DIRETRIZES ESTRATÉGICAS?

Representam as diretrizes do plano diretor do campus ao qual as demandas da aquisição devem está vinculadas.

4. O que pode ser considerado um SERVIÇO CONTINUADO?

Aquele que se mantém por pelo menos um período X de anos sendo passível de renovação/repactuação.

5. Na tabela de ESPECIFICAÇÕES dos itens, onde encontro informações do Valor?

O valor pode ser inicialmente consultado no site Painel de Preços vinculado ao Ministério da Economia. Também pode ser feito consultas a sites especializados no item demandado ou solicitando orçamentos de preços a fornecedores diversos.

6. Esse VALOR é considerando o total a ser demandado ou valor unitário do item?

Consiste no valor unitário do Item. Quando transferido para a Planilha Comparativa de Preços é possível chegar ao valor total demandado.

7. É nesse documento que está definida a equipe de planejamento?

Sim. Nele é possível que a equipe assine dando ciência expressa de participação.

8. Qual(is) o(s) critério(s) para definição da Equipe de Planejamento?

Não se tem uma regra estabelecida, pois não é uma definição impositiva.Segue-se as recomendações das Instruções Normativas do Ministério da Economia. Em geral, se avaliam o quantitativo de itens aprovados e o demandante que obteve maior quantitativo passa a presidir a Equipe de Planejamento.

9. Quantos integrantes compõe a Equipe de Planejamento?

Pelo menos 3 sendo um com conhecimento técnico do objeto a ser adquirido e outros dois com conhecimento do processo licitatório.

SOBRE DO DOCUMENTO DE ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR (ETP)

1. Do que se trata esse documento?

Consiste num documento que expressa a viabilidade da aquisição dos itens demandados. É composto por uma série de questões dão embasamento para a composição do Termo de Referência (TR)

2. É um documento único por grupo de aquisições?

Sim. Muito embora destaque para cada categoria de itens elencadas no grupo suas especificidades, quando necessário.

3. É necessário especificar em detalhes cada item de materiais e serviços neste documento?

Não. Os detalhes do descritivo do item ficam expressos no DFD, na Planilha comparativa de Preços e no Termo de Referência

SOBRE DO DOCUMENTO DE GERENCIAMENTO DE RISCOS

1. Do que se trata o Gerenciamento de Riscos?

Consiste num documento que auxilia na prevenção de efeitos ou negativos ou positivos inerentes ao processo licitatório.

2. É preciso elencar riscos para todas as fases de ocorrência?

Preferencialmente. Haja visto que para cada fase existe uma série de riscos associados que podem ser geridos a medida que são expressos.

3. A que se refere a Probabilidade do Risco?

Refere-se à possibilidade ou frequência de ocorrência do risco.

4. A que se refere ao Impacto do Risco?

Refere-se aos efeitos que o risco poderá ocasionar ao processo.

5. O que representa o DANO?

É a consequência do risco, caso o mesmo ocorra.

6. O que se configura uma Ação Preventiva?

Medida para evitar que o problema ocorra.

7. O que se configura uma Ação de Contingência?

Medida adotada quando o problema eventualmente aconteça e precisa de alternativas para solucioná-lo ou mitiga-lo.

SOBRE A PLANILHA COMPARATIVA DE PREÇOS ESTIMADOS

1. Do que se trata essa Planilha Comparativa?

Uma matriz constando dados comparados de pelo menos 3 cotações de preço para determinado item demandado.

2. Existem campos de autopreenchimento?

Sim. O demandante não precisa se preocupar com a fórmula de cálculo.

3. Quais as informações precisam ser preenchidas?

Código e descrição do item, unidade, quantidade, preços unitários e fontes pesquisadas (fornecedores)

4. Deve incluir todos os itens demandados e aprovados no PGC?

Sim. Sendo discriminados um por vez até completar a lista de itens demandados.

5. Onde devem ser consultados os Preços Unitários?

Preferencialmente no Painel de Preços, em seguida podem ser consultados Contratações/Aquisições similares de outros entes públicos; Sites Especializados e Pesquisas com Fornecedores.