O IFPB aderiu a um novo sistema de e-mail, chamado G Suite for Education da Google. A ferramenta, disponibilizada sem custos para instituições de ensino, entra em operação nesta segunda-feira, dia 27 e deve mudar a rotina dos usuários de contas de e-mail do Instituto Federal da Paraíba.
A garantia foi dada por Ivan Medeiros Jr, diretor geral da DGTI, que ao longo desta semana mobilizou a sua equipe na migração dos conteúdos do antigo sistema Zimbra para a moderna e segura Suite da gigante Google destinada ao universo acadêmico.

Clique aqui para visualizar como realizar o primeiro acesso.

Medeiros Jr assegura que a nova ferramenta vai prover a infra-estrutura do serviço de e-mail institucional, assegurando mais simplicidade às tarefas administrativas e acadêmicas.

“Além de oferecer benefícios de ordem técnica como a capacidade ilimitada da conta de e-mail, professores e técnicos do IFPB vão ter outras possibilidades disponíveis como, por exemplo, acesso sem complicação as ferramentas do Google Drive, Google Documentos, Google Sala de Aula, Gmail, dentre outros serviços”, acrescentou o diretor geral da DGTI.
Por meio de um questionário de perguntas e respostas disponível neste Portal do IFPB Ivan Medeiros Jr e equipe orientam o usuário como percorrer as trilhas que norteiam a nova ferramenta. Ele também mostra estudos que a sua equipe vem realizando para modernizar ainda mais os serviços de tecnologia da informação no âmbito do Instituto.
A iniciativa da DTI está em sintonia com as melhoras práticas adotadas pelas grandes instituições públicas e privadas no gerenciamento dos serviços de e-mail. Só na Rede Federal cerca de 20 instituições já adotaram a G Suite. Quem viver verá o usuário da conta de e-mail institucional do IFPB usando o arsenal da Google sem perder o vínculo com o domínio @ifpb.edu.br.

A partir de experiências já compartilhadas na Internet e em repostas aos anseios da comunidade acadêmica a equipe liderada por Ivan Medeiros Jr apresenta a ferramenta, mostra como ter acesso e melhor usufruir do G Suíte e, o mais importante, a garantia de segurança e de privacidade do usuário:

PORTAL IFPB: Por que o Instituto Federal da Paraíba adotou o G Suite da GOOGLE?

EQUIPE DGTI: A adoção do G Suite for Education pelo Instituto Federal da Paraíba é uma medida que visa à melhoria contínua dos serviços de TI ofertados pela instituição. As facilidades da plataforma de um webmail moderno, rápido, seguro, com alta disponibilidade e com ótima proteção contra spam, pesquisa avançada, agendas integradas e outros serviços avançados de nuvem - como criação de documentos online - estão disponíveis para os servidores do IFPB, e, principalmente, sem ônus para a Instituição.

PORTAL IFPB: O que é o G Suite?

EQUIPE DGTI: O G Suite é um pacote de escritório profissional, composto por aplicativos de produtividade colaborativos, que oferece e-mail profissional, agendas compartilhadas, edição e armazenamento de documentos on-line, videoconferência e outros recursos para empresas, organizações sem fins lucrativos, agências do governo e instituições de ensino.

A integração do G Suite for Education permite o uso da maioria dos serviços do Google com o domínio @ifpb.edu.br, porém, atualmente, os serviços ativados são: Gmail; Google Drive; Google Sala de aula; Google Agenda; G Suite Vault; Documentos Google; Planilhas Google; e Apresentações Google.

PORTAL IFPB: Qual o espaço do e-mail @ifpb.edu.br?

EQUIPE DGTI: O G Suite for Education fornece espaço ilimitado para as contas de e-mail @ifpb.edu.br

PORTAL IFPB: O que muda quando o usuário enviar e receber e-mails?

EQUIPE DGTI: O processo de envio e recebimento é transparente para o usuário. As mensagens continuarão a ser enviadas com o domínio do IFPB(@ifpb.edu.br). As mudanças acontecerão no processo de envio, guarda e recebimento. Agora as mensagens não serão mais guardadas na DGTI, mas em servidores externos do G Suite for Education. Isso fará com que a velocidade e estabilidade do serviço estejam equiparados aos maiores padrões do mercado de TI no mundo.

PORTAL IFPB: Como fazer o primeiro acesso?

EQUIPE DGTI: Para efetuar o primeiro acesso no novo Gmail institucional, os servidores devem primeiramente definir uma nova senha de acesso ao e-mail, utilizando o nosso Sistema SUAP. Para isto, é necessário autenticar-se no SUAP (https://suap.ifpb.edu.br), utilizando sua matrícula SIAPE e senha do sistema. Após a autenticação, você deve clicar no link onde está localizado a foto e nome do servidor para ter acesso aos seus dados de cadastro. Na tela dos seus dados, você irá clicar no botão Editar e no subitem “Senha do email institucional”. Com isto, você será direcionado para o formulário de troca de senha do seu novo e-mail. Para finalizar, basta selecionar o e-mail, informar a sua senha do SUAP, digitar a nova senha para o e-mail, confirmar esta senha novamente e clicar no botão de Enviar. Pronto, neste momento você já possui uma senha de acesso ao e-mail institucional. Após definir sua senha de acesso, você deve ir para o endereço do nosso e-mail institucional ( http://mail.ifpb.edu.br ) ou para o próprio Gmail ( https://gmail.com ) e utilizar as suas credenciais de acesso, que serão compostas pelo seu usuário de e-mail (ex. ayrton.senna@ifpb.edu.br ) e a nova senha definida.

PORTAL IFPB: Logo após a migração, o usuário pode correr o risco de não conseguir localizar alguma mensagem no GMAIL institucional?

EQUIPE DGTI: Sim. Utilizamos um software livre chamado imapsync para realizar a migração das mensagens do Zimbra para o Gmail. Não temos total controle sobre a execução deste software, uma vez que o mesmo faz o melhor em tentar mapear as pastas do email de origem nas pastas do email de destino. Na grande maioria dos casos ele irá criar diversas pastas novas no Gmail e suas mensagens podem estar distribuídas nestas pastas. Existirão casos em que algumas mensagens não poderão ser migradas devido ao tamanho. O limite do Zimbra é de 50MB por mensagem, já no Gmail é de 25MB, apesar da caixa de emails ser ilimitada. Devido a esse limite, as mensagens com mais de 25MB não poderão ser migradas automaticamente.

PORTAL IFPB: E se após a migração, o usuário não estiver recebendo mensagens no meu GMAIL institucional, como será resolvido esse gargalo?

EQUIPE DGTI: Foi iniciado, na madrugada de sexta-feira, dia 24/05/2019, um processo de alteração dos servidores de Domínio do e-mail do IFPB paraapontar para os servidores do Google. Essa alteração pode demorar até 72h para ser propagada e reconhecida por toda a rede mundial. No geral, as alterações se propagam bem rápido, mas em alguns casos podem demorar mais. Caso você ainda não esteja recebendo novas mensagens no seu Gmail institucional, pedimos para que aguarde mais um pouco e tente novamente depois de um tempo. Mesmo que a migração já tenha sido finalizada, será possível reiniciá-la novamente para mover as mensagens que foram recebidas nesse período na plataforma antiga do Zimbra. Para qualquer problema ou dúvida, você deve abrir um chamado na central de serviços junto à DGTI relacionada ao tema e-mail institucional.

PORTAL IFPB: O usuário pode ter acesso aos e-mails antigos em caso de urgência (Antes da migração ser concluída)? 

EQUIPE DGTI: Sim. Para ter acesso em caso de urgência a algum e-mail ou arquivo em anexo, será disponibilizado um canal de comunicação através da abertura de chamado na central de serviços de TI do SUAP para que seja solicitada a recuperação destes dados. A DGTI realizará um download das mensagens do servidor de e-mail antigo e indicará os procedimentos necessários para a recuperação. 

PORTAL IFPB: Se, em alguma situação adversa, ocorrer um erro na migração das mensagens, como isso será resolvido?

EQUIPE DGTI: Pode ser que haja algum outro problema pontual ou bem mais específico na migração, ficando fora da nossa capacidade de prevê-los. Para qualquer problema ou dúvida, você deve abrir um chamado na central de serviços junto à DGTI, relacionado ao tema e-mail institucional.

PORTAL IFPB: Como fica a privacidade do usuário?

EQUIPE DGTI: Sua privacidade está resguardada e aumentou se comparada a antiga infra-estrutura. Apesar de suas mensagens agora serem guardadas em servidores fora da DGTI, a privacidade dos seus dados aumentou. Seus e-mails em texto puro nunca poderão ser acessados. Os anúncios usados pelo Google, empresa que gere os serviços externamente, ficam desativados nos serviços do G Suite for Education e seus e-mails não serão rastreados. Toda configuração e monitoramento são feitos pela equipe da Coordenação de Infra-estrutura e Manutenção de Redes - DGTI-IFPB.
Na sua conta do Google vinculada ao IFPB, você decide e escolhe as configurações de privacidade em:
https://myaccount.google.com/privacy?hl=pt&pli=1 

Suas mensagens estão criptografadas em trânsito e nos servidores do google, porém é a empresa que tem o controle dessas chaves. Caso queira uma mensagem realmente privativa, recomendamos o uso do PGP, que utiliza o conceito de criptografia assimétrica. Importante também ressaltar, que os maiores especialistas em privacidade, apontam que as comunicações trocadas por e-mail, por mais protegidas que estejam, não garantem 100% de privacidade e devem ser evitadas as trocas de mensagens sensíveis por este método.

PORTAL IFPB: Pra encerrar, quais são as próximas novidades da DGTI?

EQUIPE DGTI: A nossa equipe está preparando o Portal de Dados Abertos do IFPB. A plataforma vai concentrar um repositório de informações autênticas sobre o Instituto Federal da Paraíba, com dados em formato aberto/livre e que podem ser apreciados por usuários interessados em conhecer os indicativos institucionais.