. Objetivo

Realizar adiantamento e entrega de numerário a servidor, sempre precedida de empenho na dotação própria, para o fim de realizar despesas que pela excepcionalidade, a critério do Ordenador de Despesa e sob sua inteira responsabilidade, não possam subordinar-se ao processo normal de aplicação, nos seguintes casos:

1 - para atender despesas eventuais, inclusive em viagem e com serviços especiais, que exijam pronto pagamento;

2.1.2 - quando a despesa deva ser feita em caráter sigiloso, conforme se classificar em regulamento; e

2.1.3 - para atender despesas de pequeno vulto, assim entendidas aquelas cujo valor, em cada caso, não ultrapassar limite estabelecido em portaria do Ministro da Fazenda.

2. Normas e documentos relacionados

• Lei nº 4.320, de 17 de março de 1964;
• Lei nº. 14.133, de 01 de abril de 2021;
• Decreto nº. Lei nº 200, de 25 de fevereiro de 1967;
• Decreto nº 93.872, de 23 de dezembro de 1986;
• Decreto nº. 5.355, de 25 de janeiro de 2005;
• Decreto nº. 6.370, de 01 de fevereiro de 2008;
• Decreto nº 11.871, de 14 de novembro de 2023;
• Portaria MPOG nº. 90 , de 24 de abril de 2009;
• Portaria MF nº. 1.344 , de 31 de outubo de 2023;
• Instrução Normativa nº 01/2023 - Reitoria/IFPB, de 16 de junho de 2023;
• Manual de procedimentos orçamentários do IFPB;

3. Fluxograma

Este processo deverá seguir os seguintes fluxogramas:

• Concessão do suprimento de fundos:

• Aquisição de compra ou serviço por meio de suprimento de fundos: O trâmite deste procedimento acontecerá através de processo eletrônico, configurado no SUAP. 

4. Requisitos

Antes de abrir o processo eletrônico no SUAP, tenha em mãos o seguinte documento eletrônico  (OBRIGATORIAMENTE):

• Formulário: Suprimento de Fundos: Concessão;

5. Documentos eletrônicos vinculados

1. Formulário: Suprimento de Fundos: Concessão
2. Termo: Suprimento de Fundos: Termo de ciência da Concessão
3. Formulário: Suprimento de Fundos:  Solicitação de material 
4. Formulário: Suprimento de Fundos: Solicitação de serviço
5. Declaração: Suprimento de Fundos: Conformidade fatura BB
6. Formulário: Suprimento de Fundos: Prestação de Contas
7. Declaração: recebimento de material ou serviço

6. Passo a passo do usuário solicitar a Concessão do Suprimento de Fundos

1. Faça o login do SUAP;
2. No menu Administração, escolha a opção "Documentos Eletrônicos" e, sem seguida, "Documentos;
3. Clique no botão "Adicionar documento de texto", escolha o tipo de documento "Formulário" e, sem seguida, o modelo de documento "Formulário: Suprimento de Fundos: Concessão";
4. No campo "Assunto" digite "Solicitação de Concessão de Suprimento de Fundos" e depois clique em "Salvar";
5. Clique em "Editar" e preencha as informações indicadas no modelo e clique em "Concluir";
6. Após assinar e finalizar o documento, clique em "Criar processo";
7. No campo interessado, escolha o CNPJ do Campus solicitante;
8. No campo "Tipo de Processo" clique em buscar e escolha "Suprimento de Fundos: Concessão e Prestação de Contas";
9. No Assunto digite "Solicitação de concessão de suprimento de fundos";
10. Após preencher as demais informações obrigatórias, clique em "salvar";
11. Por fim, clique em "Encaminhar" e remeta o processo ao setor de lotação do servidor designado como SUPRIDO.

Após concluir a abertura do processo eletrônico, a área demandante deverá acompanhar o fluxo do processo através dos fluxogramas acima .

7. Passo a passo do usuário solicitar a AQUISIÇÃO DE MATERIAL

1. Faça o login do SUAP;
2. No menu Administração, escolha a opção "Documentos Eletrônicos" e, sem seguida, "Documentos;
3. Clique no botão "Adicionar documento de texto", escolha o tipo de documento "Formulário" e, sem seguida, o modelo de documento "Suprimento de Fundos: Solicitação de Material"  
4. No campo "Assunto" digite "Solicitação de aquisição de material de consumo com  Suprimento de Fundos" e depois clique em "Salvar";
5. Clique em "Editar" e preencha as seguintes informações no formulário: Nome, e-mail e telefone do solicitante; Descrição, unidade e quantidade do material; nomes do Coordenador de Almoxarifado, Diretor Adminstrativo e Servidor Suprido de sua Undiade.
6.  Clique em "Concluir", e solicite a revisão do formulário pelo Coordenador de Almoxarifado de sua Unidade;
7. Após a revisão, caso não tenha saldo do material solicitado em estoque, nem em ARP, assine o documento e solicite a assinatura do Coordenador de Almoxarifado, Diretor Adminstrativo e Servidor Suprido.
8. Após a assinatura do formuário por todos servidores relacionados no item 7, finalize o documetno e aguarde a aquisição do material.

8. Passo a passo do usuário solicitar a AQUISIÇÃO DE SERVIÇO

1. Faça o login do SUAP;
2. No menu Administração, escolha a opção "Documentos Eletrônicos" e, sem seguida, "Documentos;
3. Clique no botão "Adicionar documento de texto", escolha o tipo de documento "Formulário" e, sem seguida, o modelo de documento "Suprimento de Fundos: Solicitação de Serviço"  
4. No campo "Assunto" digite "Solicitação de serviço com  Suprimento de Fundos" e depois clique em "Salvar";
5. Clique em "Editar" e preencha as seguintes informações no formulário: Nome, e-mail e telefone do solicitante; Descrição, unidade e quantidade do serviço; nomes do Diretor Adminstrativo e Servidor Suprido de sua Undiade.
6.  Clique em "Concluir", e solicite a revisão do formulário pelo Diretor Administrativo de sua Unidade;
7. Após a revisão, caso não tenha contrato vigente do serviço solicitado, assine o documento e solicite a assinatura do Diretor Adminstrativo e Servidor Suprido.
8. Após a assinatura do formuário por todos servidores relacionados no item 7, finalize o documetno e aguarde a aquisição do serviço.

9. Perguntas e respostas

1.  O Suprimento de fundos pode passar de um exercício para o outro ?

Não. A execução, reclassificação e prestação de contas  devem ser realizadas dentro do exercício financeiro em que o suprimento de fundos foi concedido. 

2.  Posso ter mais de um suprimento de fundos, no mesmo período na minha unidade ?

Sim.  Desde que seja observados os limites de R$ 29.953,01 para cada elemento de despesa, considerando todos os suprimentos de fundos do exercício e também as dispensas de licitação realizadas no exercício. Cada suprido pode ter até duas concessões concomitantes. 

3. Qual o valor limite por elemento de despesa para utilização do suprimento de fundos ?

R$ 29.953,01,  Devendo ser considerado o somatório de todos os suprimentos de fundos e todas as dispensas de licitação realizadas no exercício, na sua Unidade.

4. Qual o valor máximo por compra (nota fiscal) ?

R$ 2.995,30.

5. Há limite de compra por fornecedor ?

Sim. R$ 2.995,30, por elementto de despesa, em cada Nota Fiscal e R$ 29.953,01, considerado  o somatório de todos os suprimentos de fundos e todas as dispensas de licitação realizadas no exercício.

6. As compras com Nota Fiscal ou Cupom Fiscal devem ser nominal a minha unidade ?

Sempre, deve constar na Nota Fiscal ou Cupom Fiscal descrição do material ou serviço,  valor unitário e total, quantidades, datado (dentro do prazo de execução) e nominal a Unidade com indicação do CNPJ.

7. Posso comprar sem Nota Fiscal ou Cupom Fiscal ?

Excepicionalmente,  quando o fornecedor for pessoa física, impossibilitado de emitir Nota Fiscal de Seviço mesmo que avulsa, neste caso deve-se pegar recibo, com descrição do serviço, com valor, datado (dentro do prazo de execução) e nominal a Unidade, também será necessário justificar a compra realizada sem documento fiscal.

8. É obrigatório pegar três orçamentos ?

Não. Porém para fins de transparência, e para demonstrar que a compra do material ou contratação do serviço, está de acordo com os preços praticados de mercado, é recomendando a pesquisa de preços, com no mínimo 3 (três) orçamentos.

9. Posso comprar logo que recebo o Cartão de Pagamento do Governo Federal (CPGF) ?

Não. Para isso há necessidade de instauração do processo de concessão e prestação de contas do suprimento de fundos devidamente autorizado pelo Ordenador de Despesa de Unidade e liquidado. 

10. Posso usar o Cartão de Pagamento do Governo Federal (CPGF) para sacar numerário em caixas eletrônicos ou instituições bancárias ?

Não. 

11. Como solicitar o Cartão de Pagamento do Governo Federal (CPGF) ?

A solicitação do CPGF deve ser no portal do Banco do Brasil (clique aqui para ter acesso ao formulários).  

Devendo preencher os seguintes formulários nesta ordem: 

I - Proposta de Adesão;

II - Cadastro de Centro de Custo;

III - Representante Autorizado (Inclusão);

IV - Cadastro de Portador;

12. É possível reforçar o suprimento?

Não, é vedado o reforço de empenho de suprimento de fundos, porém o suprido pode ter até dois suprimentos de fundos em aberto concomitantemente

13. Qual sistema onde faz empenhos do suprimento de fundos?

Os empenhos são gerados no COMPRAS GOV - Módulo CONTRATOS - aba SUPRIMENTOS, o suprido deverá ser cadastrado como FORNECEDOR na opção GESTÃO CONTRATUAL > FORNECEDORES.

14. Posso liquidar a última fatura dentro do exercício e só pagar no exercício seguinte?

Não, as prestações de contas e os pagamentos das faturas não deverão exceder a virada do exercício

15. Quais documentos fiscais de compra podem ser utilizados no suprimento de fundos?

Nota Fiscal Eletrônica - DANFE
Nota Fiscal de Serviços Eletrônica
Cupom Fiscal

(desde que conste todos os dados de identificação do comprador)

Exemplo:

Razão Social: Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia da Paraíba

16. O material comprado com o Suprimento de Fundos precisa dar entrada no Almoxarifado ?

Não. o material comprado é caracterizado como consumo imediato, não ha necessidade de efetura o registro da entrada no Almoxarifado, o que precisa é realizar, na etapa de prestação de contas realizar,  a reclassificação da despesa.

17. Qual a sequencia de inserção dos documentos no processo de suprimentos de fundos ?

Etapa da Concessão:

1 - Formulário: Suprimento de Fundos: Concessão
2 - Empenho(s):
3 - NS de liquidação;
4 - Termo: Suprimento de Fundos: Termo de ciência da Concessão

Etapa de aquisição de material ou contratação de serviço:

1 - Formulário: Suprimento de Fundos:  Solicitação de material ou serviço;
2 - 3 (três) orçamentos;
3 - Documento Fiscal da compra ou contratação do serviço;
4 - Declaração de recebimento do material ou serviço pelo demandante;

Etapa do recebimento da Fatura

1 - Fatura emitida pelo BB;
2 - Declaração de conformidade da fatura BB, emitida pelo suprido;

Etapa da Prestação de Compras

1 - Formulário: Suprimento de Fundos: Prestação de Contas