Este processo segue os trâmites apresentados abaixo:

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Resumo explicativo do processo:

Este processo mostra como deve ser a organização para participação e ou realização de eventos no âmbito da PROEXC, inicia-se com o planejamento para o evento, onde é definida as demandas necessárias para realização e ou participação no evento, em seguida deve-se constituir a comissão responsável pelo evento, para eventos com a participação de menos de 50 pessoas, é facultada a constituição de comissão.

Constituída a comissão, inicia-se o planejamento com os membros, caso seja necessário a aquisição de material e ou serviço deve-se passar pelo processo de compras, este processo de compras deve prosseguir em paralelo com as demais atividades do processo principal. A comissão organiza o pessoal que será necessário para estar no acompanhamento e gerenciamento do evento, bem como o apoio, e caso veja necessidade de bolsistas/monitores, estes devem ser selecionados.

A comissão organiza também o material que será utilizado no dia do evento, no caso de ter realizado a compra ou mesmo a utilização de material disponível na instituição, recomenda-se a divulgação do evento desde a decisão de organizar o evento e que seja reforçada nas etapas posteriores, é necessário que a comissão consulte os campi, para saber se eles tem interesse em participar do evento e com quantas pessoas, e se houver público dos campi deve-se organizar o transporte e a hospedagem das pessoas.

Verificada as questões do local do evento e já estando liberado o espaço para o evento, inicia-se a logística para envio do material e organização no local e então chega-se à atividade de realização do evento, onde tem-se a parte de acompanhamento e gerenciamento de ações no evento.

Finalizado o evento, parte-se para o desmonte do material levado e o seu retorno para o local de guarda na instituição, após estas etapas, a equipe se reúne para saber o feedback dos integrantes da organização e elaboram relatório e fazem o seu envio para a PROEXC, que analisa o relatório e assim é finalizado a organização do evento.

Legislação aplicada ao processo:

- Resolução 96/2021/CONSUPER/IFPB - Política de extensão e cultura do IFPB;

- Lei Nº 14.133/2021 que regulamenta as licitações e contratos com a administração pública;

- Decreto 7.416, de 30 de dezembro de 2010 que trata da seleção de bolsistas.

Tramitação processual:

Este processo é tramitado no SUAP, e a comunicação entre os setores envolvidos é feita no próprio sistema SUAP, por telefone, por meio de mensagens no aplicativo WhatsApp e também por e-mail, sendo possível também o agendamento de reuniões com o fim de resolver pendências no processo.