• assinatura eletrônica: registro realizado eletronicamente, por usuário identificado de modo inequívoco, com vistas a firmar documentos com sua assinatura de uso pessoal e intransferível, que se dará de duas formas: 

a) assinatura digital: baseada em certificado digital, emitida por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras – ICP – Brasil; 
b) assinatura cadastrada: baseada em prévio credenciamento de acesso de usuário, com fornecimento de login e senha. 

• credenciamento de acesso: cadastro do usuário e senha no SUAP; 
• permissão de acesso no SUAP: permissão gerada no âmbito do SUAP, que permite ao usuário atuar sobre processos com nível de acesso restrito; 
• código de verificação: código que garante a autenticidade de um documento assinado eletronicamente no SUAP, constante em sua declaração de autenticidade; 
• digitalização: processo de conversão de documento em meio físico para o formato digital, por intermédio de dispositivo apropriado; 
• autenticação: declaração de autenticidade de um documento arquivístico, resultante do acréscimo, diretamente no documento, de elemento de verificação ou da afirmação por parte de pessoa investida de autoridade para tal; 
• documento: unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato; 
• documento preparatório: documento formal utilizado como fundamento da tomada de decisão ou de ato administrativo, a exemplo de pareceres e informes; 
• documento avulso: informação registrada, qualquer que seja o suporte ou formato, que não esteja reunida e ordenada em processo; 
• documento digital: documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional, podendo ser: 

a) documento nato digital: documento digital criado originalmente em meio eletrônico; 
b) documento digitalizado: documento obtido a partir de processo de digitalização. 

• informação sigilosa: informação submetida temporariamente à restrição de acesso público, em razão de hipótese legal de sigilo 
• NUP: Número Único de Protocolo; 
• registro: cadastramento das informações, com o objetivo de controlar a tramitação dos documentos avulsos ou processos, produzidos e recebidos em um órgão ou entidade; 
• processo: conjunto de documentos avulsos, oficialmente reunidos e ordenados no decurso de uma ação administrativa, que constitui uma unidade de arquivamento; sua formação é obrigatória quando o assunto, tema ou solicitação requerer análises, informações, despachos, pareceres ou decisões das unidades administrativas; 
• processo eletrônico: conjunto de documentos digitais, oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa; 
• suporte: material no qual são registradas as informações; 
• suporte físico: material no qual são registradas as informações e que não necessita de equipamentos eletrônicos para sua leitura; 
• meio eletrônico: qualquer forma de armazenamento ou tráfego de documentos e arquivos digitais; 
• usuário interno: servidor, autoridade, ou colaborador do IFPB credenciado que tenha acesso ao SUAP; 
• usuário externo: pessoa física ou jurídica credenciada que tenha acesso ao SUAP e que não seja caracterizada como usuário interno.