Para elaborar documentos, os servidores precisão de permissão para criar documentos por um determinado setor. Os gestores (chefes de setor), automaticamente, já possuem esta permissão associada ao setor que ele é chefe. Os demais servidores necessitam que o chefe do setor conceda a permissão para editar documentos pelo setor.

A elaboração de documentos digitais no SUAP deve ser realizada com os seguintes passos:

1. Acesse o SUAP e faça o login no sistema.
2. Após realizar o login com sucesso no SUAP, localize o menu lateral Administração e clique nos submenus Documentos Eletrônicos > Documentos.
3. Na tela de listagem de documentos, clique no botão de Adicionar Documento de Texto, localizado no canto superior direito.
4. Preencha o formulário de cadastro de documento, com os campos abaixo e clique no botão Salvar:
   * Tipo de Documento (Ofício, Despacho, Parecer, etc.)
   * Modelo de Documento de Texto (baseado no tipo de documento)
   * Nível de Acesso (Público, Restrito, Sigiloso - Ver observações abaixo)
   * Setor Dono (É necessária a permissão para criar documentos pelo setor - Ver observações abaixo)
   * Assunto
   * Classificação (definida de acordo com o tipo e conteúdo do documento)
5. Após cadastrar o documento, clique no botão Editar para modificar o conteúdo/corpo do Rascunho do documento. Quando concluir a edição, clique no botão Salvar e Visualizar para voltar para a visualização do documento.
6. Com o conteúdo do documento definido e conferido, você deve clicar no botão Concluir para habilitar a assinatura do documento.
7. Quando o documento estiver Concluído, clique no botão Assinar.
8. No primeiro passo para a assinatura do documento, é necessário informar o número e ano do documento e clicar no botão para Definir Identificador. No segundo passo para a assinatura do documento, é necessário selecionar o perfil, digitar a sua senha de acesso ao SUAP e clicar no botão Assinar Documento.
9. Para concluir a elaboração do documento, você deve clicar no botão Finalizar Documento.

Neste momento, o documento estará pronto para ser utilizado, visualizado e/ou compartilhado pelos servidores da Instituição.

Para mais informações sobre o módulo Documentos Eletrônicos, você pode acessar o tutorial do módulo, clicando neste link.

Observações Importantes

• Classificação de Nível de Acesso:
•  O nível de acesso dos Documentos e Processos deve seguir a Lei de Acesso à Informação (LAI) (Lei 12.527/2011)
• O princípio do serviço público é: sigilo é exceção, transparência é regra
• Impor sigilo a documentos que não são sigilosos é considerado conduta ilícita e enseja responsabilidades.
• O editor de texto do documento exibe a mensagem de Salvo Automaticamente a cada 15 segundos. Esta funcionalidade garante que se, por algum motivo, você atualizar a página, o conteúdo escrito não será perdido. Porém, se o navegador for finalizado ou equipamento for desligado, o conteúdo 'salvo' será perdido.
• Durante a edição/formatação de documentos extensos, sugerimos que você clique, periodicamente, no botão Salvar do editor de texto. Esta ação garante que o conteúdo presente no documento seja enviado e gravado no servidor de dados do sistema. Diferentemente da situação exposta na observação anterior, o conteúdo salvo estará preservado caso você encerre o navegador ou desligue o equipamento.
• Caso o Setor Dono pretendido não esteja disponível para o servidor, ele deve entrar em contato com o chefe do setor para que este configure a permissão para autorizar o servidor a criar documentos pelo setor.
• Após a assinatura, o documento não poderá mais ser editado nem apagado.
• O(s) perfil(is) de assinatura é(são) baseado(s) no cargo e nas funções cadastradas no SIAPE para o servidor. Caso o perfil referente a uma função de chefia não seja exibido durante a assinatura, o servidor deve entrar em contato com o setor de Gestão de Pessoas para solicitar a regularização do seu cadastro.
• O documento somente estará pronto para uso ao final do passo 9. Somente neste momento ele poderá ser anexado a um processo eletrônico.
• Após a finalização do documento, não poderão ser adicionadas novas assinaturas ao documento.